Fluxo de caixa no escritório previdenciário: onde o dinheiro trava

Por que o caixa do escritório previdenciário é tão irregular?

Em muitos escritórios previdenciários, a receita relevante vem do êxito, e o êxito depende de o requerimento ser concluído. Entre a assinatura do contrato e o honorário existe um caminho longo, cheio de etapas que o escritório não controla por completo: análise do INSS, exigências, perícias, avaliações sociais.

O resultado é um fluxo irregular: há meses com muitos contratos e pouca entrada, e a sensação de que o trabalho existe, mas o dinheiro não aparece. Parte disso é natural do tipo de causa. Outra parte vem de requerimentos que ficam parados por falhas internas, e essa parte o escritório pode corrigir.

Em que etapas o requerimento trava?

Os atrasos internos costumam aparecer na instrução do processo. Alguns pontos frequentes:

Cada uma dessas travas tem um custo: quanto mais tempo o requerimento fica sem andar por culpa interna, mais o honorário demora. Para entender o efeito de uma exigência que se perde, leia Exigência vencida: o que fazer.

Como enxergar o dinheiro preso nos requerimentos?

Um método simples: classifique todos os requerimentos ativos pela situação em que estão e pergunte, para cada grupo, o que falta para o dinheiro avançar.

1. Separe por situaçãoAgrupe os requerimentos em análise, em exigência, concluídos e cancelados.
2. Identifique o próximo passo de cada grupoEm exigência, é cumprir. Em análise, é acompanhar se houve movimento. Concluído, é cobrar o êxito conforme o contrato.
3. Dê um responsável a cada pendênciaPendência sem nome fica parada. Veja Responsável por cada prazo.
4. Marque os paradosRequerimentos em análise ou exigência sem movimentação há muito tempo merecem uma revisão específica.
5. Reveja toda semanaUma conversa curta da equipe sobre o que destravou e o que continua parado já muda o ritmo.

Que indicadores ajudam a prever a entrada de dinheiro?

Sem inventar números, você pode acompanhar a evolução de poucas medidas ao longo dos meses. Escolha as que fazem sentido para o seu escritório:

• Quantidade de requerimentos em cada situação e como ela muda de um mês para outro.
• Quantidade de requerimentos parados, sem movimentação há muito tempo.
• Exigências em aberto e quantas vencem na semana.
• Perícias e avaliações sociais agendadas nas próximas semanas.
• Requerimentos concluídos no mês, para comparar com os contratos assinados.

A comparação entre contratos novos e requerimentos concluídos mostra se a captação está superando a entrega. Veja mais ideias em Indicadores do escritório previdenciário.

O que o cliente tem a ver com o caixa?

Muito. O cliente é quem entrega o documento que falta e quem comparece à perícia. Um cliente bem orientado acelera a instrução, e um cliente que só descobre o que precisa fazer no último dia atrasa o processo. Por isso, a comunicação faz parte da gestão financeira, e não só do atendimento.

• Explique no início quais documentos podem ser pedidos e por quê.
• Combine um prazo interno para o cliente responder, anterior ao prazo do INSS.
• Avise com antecedência sobre perícia e avaliação social, e confirme que ele sabe a data.

O texto Pedir documento ao cliente para a exigência detalha esse ponto.

Como o PrazoPREV ajuda a destravar o fluxo?

O PrazoPREV foi feito para o trecho da instrução, onde o dinheiro costuma ficar preso. O advogado consulta o GERID com o próprio acesso e, na lista de requerimentos, envia os processos com um clique. O sistema registra as movimentações e calcula os prazos de exigência e de recurso, com responsável e cores por urgência, e avisa no sino e no navegador antes do vencimento.

A lista de processos parados (Estagnados) mostra os requerimentos em análise ou exigência sem movimentação há mais de 30 dias, e o painel traz o botão Cobrar para puxar o assunto com o responsável. A agenda de Perícias reúne as perícias e avaliações sociais lidas do GERID. Os prazos são estimativas e devem ser conferidos no INSS, mas já tiram do papel e da memória o que decide quando o requerimento chega à conclusão.