Gestão de escritório previdenciário: a visão de quem decide
A gestão de escritório previdenciário começa por três respostas que o dono precisa ter na hora: quem cuida de cada processo, o que está atrasado e onde a equipe trava.
O que costuma travar o escritório
Se a pessoa que domina a planilha sair amanhã, ninguém sabe o que vence nem quem está com cada exigência.
A captação traz contratos novos, mas a entrega trava na instrução e o honorário demora a chegar.
Você descobre o atraso quando o cliente reclama, e não antes.
Como o PrazoPREV ajuda
Cada prazo e cada tarefa têm um responsável, e a fila de cada pessoa mostra o que está com ela.
O painel resume a carteira por situação e destaca atualizações e parados, para a reunião semanal começar pelo que importa.
Você vê o que cada colaborador concluiu e o que está vencido na fila dele, para redistribuir antes de o prazo estourar.
Regras como "quando um prazo estiver vencendo, crie uma tarefa" evitam que a rotina dependa de lembrança.
Que perguntas a gestão precisa responder?
Um escritório pode ter boa captação e ainda assim perder dinheiro na operação. O dinheiro fica preso nos requerimentos que travam na instrução: exigência não vista, documento não anexado, perícia não confirmada. Como o honorário de êxito depende do requerimento concluído, o gargalo operacional vira problema de caixa.
- Quais processos têm exigência aberta e até quando?
- Quais prazos não têm responsável?
- Quais requerimentos estão parados há mais de 30 dias?
- Quem está sobrecarregado e quem tem folga?
- Quais perícias e avaliações da semana ainda não foram confirmadas com o cliente?
O post Indicadores do escritório previdenciário sugere o que acompanhar sem depender de números alheios.
Como estruturar o trabalho da equipe?
- Nomeie um dono por processoUm prazo sem dono costuma ser esquecido. Evite responsáveis coletivos.
- Separe prazo de tarefaA tarefa é o trabalho; o prazo é a data. Concluir a tarefa não conclui o prazo, e os dois precisam ser acompanhados.
- Registre decisõesQuando houver indeferimento, a decisão de recorrer ou não deve ficar registrada, com quem decidiu.
- Revise por semanaReserve um horário fixo para olhar atrasos, parados e carga de cada pessoa.
O guia Como organizar prazos no GERID ajuda a montar essa base.
O escritório depende de uma pessoa só?
Pergunte a si mesmo o que acontece se a pessoa mais experiente tirar férias, adoecer ou deixar o escritório. Se o prazo está na cabeça dela, combinado no WhatsApp ou em uma planilha que só ela entende, a resposta é preocupante. Registrar prazos, responsáveis e despachos em um só lugar reduz essa dependência.
Perguntas frequentes
Dá para testar com a equipe inteira?
Sim. O teste grátis é de 30 dias, e os usuários são ilimitados pelo mesmo preço.
Cada pessoa tem a sua fila?
Sim. Cada pessoa tem a sua fila de tarefas e prazos, e a produtividade por pessoa dá ao gestor a visão do conjunto.
As notas internas vão para o INSS?
Não. Na ficha do cliente, as notas internas ficam ao lado dos despachos do INSS, mas não são enviadas a ele.
O PrazoPREV substitui o GERID?
Não. O GERID continua sendo o sistema do INSS. O PrazoPREV organiza a gestão do escritório sobre o que o advogado consulta.
Para continuar lendo
O PrazoPREV é um produto independente, sem vínculo com o INSS ou a Dataprev. Regras e telas oficiais podem mudar: confira sempre no processo, no INSS e na sua seccional da OAB.