Indicadores do escritório previdenciário: o que acompanhar

Por que um escritório previdenciário precisa de indicadores?

Sem indicadores, as decisões de gestão se baseiam em impressão: a sensação de que a semana foi puxada, de que a equipe está sobrecarregada ou de que "os processos andam devagar". A impressão não diz onde agir. Um indicador transforma essa sensação em uma pergunta concreta, como quantos prazos vencem esta semana e quem é responsável por eles.

A advocacia previdenciária tem uma vantagem: muitas das informações já existem, na situação do requerimento, na data de Última Atualização e nos despachos. O trabalho é reuni-las de forma que apontem uma ação.

Quais indicadores vale a pena acompanhar?

Como achar o gargalo do escritório?

Entre o contrato e o honorário de êxito há um caminho de várias etapas. Em geral, o requerimento trava na instrução: uma exigência que ninguém viu, um documento que o cliente não enviou, uma perícia não confirmada. Os indicadores acima ajudam a localizar em qual dessas etapas os pedidos se acumulam.

1. Agrupe os processos por situaçãoEm análise, Exigência, Concluída ou Cancelada.
2. Veja onde há mais acúmuloMuitos em exigência indicam problema na coleta de documentos. Muitos em análise sem movimento sugerem cobrar o andamento.
3. Investigue três casos de cada grupoProcure a causa comum: falta de responsável, demora do cliente, prazo mal registrado.
4. Mude uma regra da rotinaCorrija a causa mais frequente e observe o indicador na semana seguinte.

Para a rotina de revisão, veja Checklist semanal de processos.

Como usar indicadores sem transformar a equipe em número?

Indicador de carga por pessoa serve para distribuir melhor o trabalho, e não para cobrar. Apresente-o à equipe como ferramenta de apoio: quem está com muitos prazos precisa de ajuda ou de redistribuição. Se os indicadores forem usados apenas para vigiar, a tendência é que a equipe passe a escondê-los.

• Defina quem olha cada indicador e em que dia da semana.
• Discuta os resultados em uma reunião curta e regular.
• Registre uma decisão para cada indicador fora do esperado.
• Revise a lista de indicadores a cada alguns meses e retire os que não levam a ação.

Como pano de fundo, o método de organização dos prazos do GERID torna os indicadores confiáveis, porque garante que prazos e responsáveis estejam sempre registrados.

Como montar uma rotina simples de acompanhamento?

Indicador sem rotina vira enfeite. Reserve um horário curto e fixo por semana para olhar os números, de preferência no começo da semana, quando ainda dá tempo de agir sobre o que vem pela frente.

1. Segunda-feira, primeiro olharVeja os prazos que vencem na semana, os sem responsável e as exigências vencidas.
2. Meio da semana, conferênciaConfirme se os prazos internos estão sendo cumpridos e se há perícias próximas.
3. Sexta-feira, fechamentoRegistre o que foi concluído, o que ficou pendente e o motivo.

Com o tempo, o histórico dessas semanas mostra padrões: tipos de pedido que mais travam, períodos de pico, pessoas que acumulam. Esse é o material para decidir contratações, treinamentos e mudanças de método.

Como o PrazoPREV reúne esses indicadores?

No PrazoPREV, boa parte desses indicadores aparece pronta. O advogado consulta o GERID com o próprio acesso e envia os processos da lista de requerimentos com um clique; o PrazoPREV registra as movimentações e calcula os prazos de exigência e de recurso a partir da data da movimentação. A tela de Prazos separa Em exigência, Prazo de recurso, Exigências vencidas e Vencidos, com cores por urgência e filtro de prazos sem responsável.

O painel traz cartões por situação, as atualizações do INSS e os processos parados há mais de 30 dias, com botão para cobrar. A agenda de perícias mostra os compromissos dos clientes, e há uma visão de produtividade por pessoa. Os prazos são estimativas, e a data deve sempre ser conferida no INSS. O PrazoPREV não pede, não lê e não guarda a senha do GERID.