Checklist semanal de processos do INSS para o escritório

Por que a revisão semanal precisa de um roteiro?

Revisar processos sem roteiro depende do humor e da pressa do dia. Em uma semana a pessoa começa pelos casos mais antigos, em outra pelos mais urgentes, e o que ficou para o fim muitas vezes não é visto. O checklist tira a decisão do caminho: o que conferir e em que ordem já estão definidos.

Ele não substitui a consulta frequente ao GERID, mas dá à equipe um ponto de encontro. É o momento semanal em que todos olham para o mesmo quadro, e não cada um para o seu pedaço. Se o seu escritório ainda não tem método, o guia Como organizar os prazos do GERID no escritório mostra a base.

Quando e quem faz a revisão?

Escolha um dia e um horário fixos, de preferência no começo da semana, quando ainda há tempo de agir sobre o que aparecer. A revisão pode ser feita por uma pessoa, que depois distribui as providências, ou por duas, dividindo a carteira por advogado ou por tipo de benefício.

Quais itens entram no checklist semanal?

Adapte a tabela à realidade do escritório. Quem trabalha só com aposentadorias terá menos itens de perícia; quem atua com incapacidade dará mais peso a prorrogações e perícias.

Como conferir cada item sem se perder?

1. ExigênciasPara cada requerimento em situação Exigência, leia o despacho, anote a data da ciência e calcule a data final. Em regra, o prazo é de no mínimo 30 dias da ciência, mas o despacho pode indicar prazo próprio.
2. DecisõesVeja o que mudou desde a última revisão. Se houve indeferimento, registre quem decide sobre o recurso e até quando. O recurso ao CRPS tem prazo de 30 dias da ciência da decisão.
3. Agenda de períciasListe as perícias e avaliações sociais dos próximos dias e confirme que o cliente sabe data, hora e local.
4. ProrrogaçõesNos benefícios por incapacidade temporária, o pedido de prorrogação pode ser feito nos 15 dias que antecedem a DCB. Não deixe para o último dia.
5. Processos paradosIdentifique requerimentos em análise ou exigência sem movimento há bastante tempo e decida se cabe contato, acompanhamento ou outra providência.

E as pendências que dependem dos clientes?

Boa parte dos atrasos nasce no documento que o cliente ainda não mandou. Inclua no checklist uma frente própria para isso: quem deve o quê, desde quando e qual foi o último contato. Se algo está há semanas sem resposta, vale mudar a forma de cobrar, e não apenas repetir a mesma mensagem.

O post sobre como pedir documento ao cliente para cumprir exigência detalha esse ponto.

O que registrar ao final da revisão?

Uma revisão sem registro precisa ser refeita na semana seguinte. Ao terminar, anote para cada item o que foi decidido, quem é o responsável e para quando. Alguns minutos aqui evitam a discussão do tipo 'quem ia ver isso?'.

• Responsável por cada providência, com nome e não com 'equipe'.
• Data interna de trabalho, anterior à data final do prazo.
• Decisões tomadas, como recorrer ou não recorrer.
• Itens que ficam para a próxima revisão e por quê.

Como o PrazoPREV ajuda a cumprir o checklist toda semana?

Quando o checklist depende de planilha, a primeira parte da revisão é gasta montando a lista. No PrazoPREV, a lista já está pronta: o advogado envia os processos que consultou ao sistema, com um clique, e ele calcula os prazos de exigência e recurso a partir da data da movimentação. A tela de Prazos separa Em exigência, Prazo de recurso, Exigências vencidas e Vencidos, com cores por urgência.

A tela de Movimentações mostra o que mudou, a lista de Estagnados reúne os processos em análise ou exigência sem movimentação há mais de 30 dias e a agenda de Perícias cobre a frente das datas. Os prazos são estimativas, e a data deve sempre ser conferida no INSS. A revisão semanal passa a ser uma conversa sobre decisões, e não uma caça a informação.