Como pedir documento ao cliente para cumprir a exigência do INSS

Por que o cliente demora a enviar o documento?

Raramente é descaso. O cliente não entende por que o documento é necessário, não sabe onde conseguir, depende de outro órgão, não tem o hábito de mexer com papéis ou simplesmente acha que há tempo. Muitas vezes, o pedido do escritório também foi vago: 'manda os documentos que o INSS pediu', sem dizer quais.

Entender o motivo ajuda a escolher a abordagem. Se o problema é falta de clareza, a solução é um pedido melhor. Se é dificuldade de obtenção, a solução é orientar o caminho e começar mais cedo. Se é desatenção, a solução é um prazo interno e uma cobrança em ritmo combinado.

Qual é o tempo disponível para cumprir a exigência?

Em regra, a exigência deve ser cumprida em no mínimo 30 dias contados da ciência (Instrução Normativa PRES/INSS nº 128/2022, art. 566). O despacho pode indicar prazo próprio, e nos pedidos por incapacidade o prazo pode ser menor. Por isso, o primeiro passo é ler o despacho e anotar a data final real do processo. O guia sobre exigência detalha a regra.

Como fazer um pedido que o cliente cumpra?

1. Peça no mesmo diaAssim que o despacho for lido, envie o pedido. Cada dia de espera reduz a folga.
2. Diga exatamente o que éListe cada documento pelo nome, com uma frase explicando onde obter, quando possível.
3. Explique por que é precisoUma frase simples: 'o INSS pediu este documento para poder analisar seu pedido'. Quem entende o motivo, age.
4. Informe o prazo internoDê ao cliente uma data do escritório, anterior à data do INSS, sem expor a data final como se fosse a única.
5. Facilite o envioDiga por qual canal mandar e em que formato, e peça confirmação de recebimento da orientação.
6. Confira quando chegarCompare o documento recebido com o que foi pedido, item por item, antes de protocolar.

Como definir o prazo interno e as cobranças?

O prazo interno é a data em que o documento precisa estar com o escritório para sobrar tempo de conferir, corrigir e enviar. Ele deve ser escolhido com folga razoável diante da data final, e a folga depende do tipo de documento: o que se obtém em um dia exige menos margem do que o que depende de outro órgão.

• Combine o ritmo das cobranças já no primeiro pedido, para que não pareçam insistência.
• Registre cada contato: data, canal e resposta do cliente.
• Aumente a clareza a cada cobrança, e não só a frequência.
• Se a data interna passar sem o documento, avise o responsável pelo caso.

Quando o prazo interno virar rotina de todo o escritório, vale ler o post sobre prazo interno no escritório de advocacia.

O que fazer se o cliente não conseguir o documento?

Sempre que possível, avise o cliente cedo sobre as alternativas que o caso comportar e avalie com o advogado responsável o que cabe: documento equivalente, outra forma de comprovação ou outra providência. O que não se deve fazer é esperar a data final para descobrir a dificuldade.

Registre a conversa e a orientação dada, inclusive que o cliente foi informado do risco de a exigência vencer. A forma exata de cumprir ou de pedir mais tempo depende do despacho e do que o sistema permitir; em caso de dúvida, confira com a sua seccional.

Como o PrazoPREV ajuda a não deixar o documento para a última hora?

A cobrança falha quando ninguém vê o prazo chegando. No PrazoPREV, o advogado consulta o GERID com o próprio acesso e envia os processos com um clique; o sistema registra a movimentação e calcula o prazo de exigência a partir da data dela, com cores por urgência (verde, âmbar e vermelho) e aviso no sino e no navegador antes do vencimento.

Cada exigência tem um responsável, e a tarefa de pedir o documento pode ser atribuída a uma pessoa, com conversa e anexos na própria tarefa. A ficha do cliente mostra o que o INSS pede e até quando. Os prazos são estimativas: confira sempre a data no INSS.