Como não perder o prazo de exigência do INSS no escritório

Por que a exigência passa despercebida?

A exigência aparece como uma mudança de situação no requerimento, e quem não consulta não vê. Com poucos processos, isso se resolve de cabeça. Com dezenas, abrir um processo, voltar à lista, abrir o próximo e repetir se torna uma tarefa que depende da memória de alguém.

O resultado é conhecido: a exigência entra, a anotação fica num papel ou numa planilha desatualizada, e o cliente liga dias depois perguntando do documento que o INSS pediu. A boa notícia é que o problema muitas vezes não é falta de atenção. É falta de método, e método se constrói. Para entender o que é a exigência e seu prazo, veja o guia Exigência no GERID.

Qual é o prazo da exigência e de onde ele conta?

Em regra, o prazo para cumprir a exigência é de no mínimo 30 dias, contados da ciência (Instrução Normativa PRES/INSS nº 128/2022, art. 566). O despacho pode indicar prazo próprio, e nos pedidos por incapacidade o prazo pode ser menor. Os prazos do processo administrativo previdenciário costumam ser contados em dias corridos, mas a conferência do despacho é obrigatória.

Qual método evita perder a exigência?

O método que funciona em escritórios de qualquer tamanho tem cinco passos, sempre na mesma ordem:

1. Defina uma frequência de consultaEscolha os dias e horários em que a equipe confere a lista de requerimentos. Consulta feita "quando dá" é a principal origem de exigência esquecida.
2. Anote a data no mesmo momentoAo ver a situação Exigência, registre a data da movimentação e a data final estimada antes de fechar a tela. Deixar para depois é deixar de anotar.
3. Leia o despacho inteiroVeja o que foi pedido e se há prazo próprio. Copie o essencial para o histórico do escritório.
4. Escolha um responsávelUma pessoa, com nome, responde por aquela exigência. Prazo de todos é prazo de ninguém.
5. Marque um prazo internoCombine com o cliente uma data para entregar o documento bem antes do vencimento. O tema é tratado em prazo interno no escritório.

Como fazer a revisão diária dos vencimentos?

A revisão diária é curta e sempre igual: olhar o que vence primeiro. Não é uma nova conferência do GERID inteiro, mas uma leitura dos prazos já registrados, ordenados pela data final.

• Quais exigências vencem nesta semana e quem é o responsável por cada uma?
• Alguma está sem responsável?
• O cliente já enviou o que foi pedido? Se não, quando foi o último contato?
• Algum documento já foi enviado ao INSS mas ainda falta registrar como cumprido?

Ao registrar como cumprida, a exigência sai da lista de vencimentos e a revisão do dia seguinte fica mais enxuta. Para um método completo de organização, leia Como organizar os prazos do GERID no escritório.

O que fazer quando o cliente demora a mandar o documento?

A demora do cliente é uma causa frequente de exigência no limite. O ideal é que o primeiro contato aconteça no mesmo dia em que a exigência é lida, com a lista exata do que falta e a data limite combinada. Registre cada contato. Se a data interna passar sem resposta, faça novo contato e avise o responsável pelo processo, para que a equipe decida o que fazer com tempo de sobra.

Quando o documento é difícil de obter, comece pelo que é mais demorado. Se houver dúvida se o prazo comporta a obtenção, confira o que o despacho e o sistema permitem; essa possibilidade varia conforme o caso.

Qual checklist usar a cada exigência?

• Situação Exigência identificada e data da movimentação anotada.
• Despacho lido por completo e prazo próprio verificado.
• Data da ciência conferida no processo.
• Data final calculada e registrada em dias corridos, em regra.
• Responsável definido pelo nome.
• Cliente avisado, com a lista do que falta e o prazo interno.
• Documentos conferidos item por item antes do envio.
• Comprovante de envio guardado e exigência marcada como cumprida.

Como o PrazoPREV ajuda a controlar as exigências?

O PrazoPREV foi pensado para o intervalo entre a movimentação e a anotação. O advogado consulta o GERID com o próprio acesso e, na lista de requerimentos, envia os processos ao PrazoPREV com um clique. Ele registra as movimentações e calcula os prazos de exigência a partir da data da movimentação, com responsável definido e cores por urgência: verde, âmbar e vermelho.

Na tela Prazos, a seção Em exigência mostra o que vence primeiro, e o aviso no sino e no navegador chega antes do vencimento. Os prazos são estimativas: sempre confira a data no INSS. O PrazoPREV não pede, não lê e não guarda a senha do GERID.