Alerta de prazo do INSS: como montar um aviso que a equipe vê

Por que o lembrete na agenda falha?

A agenda individual é um bom lugar para compromissos pessoais e um lugar frágil para prazos do escritório. O lembrete só existe para quem o criou, só toca se a pessoa estiver atenta e some junto com ela em férias, atestado ou desligamento. Além disso, ele não diz de qual processo se trata, nem se a providência já foi feita.

• O alerta é de uma pessoa, não da equipe.
• Tocou no horário de uma audiência, de uma reunião ou de um atendimento e foi dispensado.
• Não indica o processo, o cliente nem o que falta fazer.
• Não registra se foi tratado: quem vê o lembrete não sabe se alguém já agiu.
• Não existe quando o prazo nunca foi anotado.

A última linha é a mais séria: o melhor alerta do mundo não avisa de um prazo que ninguém registrou. O alerta depende primeiro do registro. Veja o método em Como organizar os prazos do GERID no escritório.

O que um bom alerta de prazo precisa ter?

Como escalonar os avisos?

Um único aviso é fácil de ignorar. Um escalonamento cria marcos: primeiro um aviso de planejamento, depois um de atenção, depois um de urgência. A antecedência exata de cada marco depende do tipo de prazo e do ritmo do escritório; o importante é que a escala exista e seja a mesma para todos.

1. PlanejamentoO prazo entra na visão da semana e o responsável confirma que sabe o que fazer.
2. AtençãoA data interna se aproxima: o responsável confirma que o material está a caminho.
3. UrgênciaFaltam poucos dias: a coordenação acompanha e decide o que for preciso.
4. VencimentoA providência é concluída e registrada como cumprida, ou a exceção é tratada na hora.

Combine a escala com um prazo interno no escritório: o aviso mais importante é o que chega antes da data interna, e não o do último dia.

Por que ainda é preciso uma revisão diária?

Nenhum alerta, por melhor que seja, substitui um olhar rápido e regular sobre o que está vencendo. A revisão diária funciona como segunda camada: se um aviso foi ignorado, a revisão recupera. Ela deve ser curta, sempre no mesmo horário e feita por mais de uma pessoa em rodízio, para que não dependa de ninguém.

• O que vence nesta semana e quem é o responsável?
• Há prazo sem responsável?
• Algum aviso foi dispensado sem ação?
• O que foi cumprido ontem e já pode sair da lista?

O que um alerta não faz?

Convém ainda lembrar que a data de início do prazo é a da ciência, que o prazo da exigência pode ser diferente do usual, porque o despacho pode indicar prazo próprio. Veja data da ciência no INSS.

Como o PrazoPREV avisa o escritório?

No PrazoPREV, o advogado consulta o GERID com o próprio acesso e envia os processos com um clique. O sistema registra as movimentações e calcula os prazos de exigência e recurso, com responsável e cores por urgência (verde, âmbar e vermelho). O aviso aparece no sino e no navegador antes do vencimento.

Como o prazo fica registrado para toda a equipe, e não numa agenda pessoal, outra pessoa vê o que vence se o responsável faltar. Há ainda o filtro Sem responsável e as Automações, como "prazo vencendo: criar tarefa". As datas são estimativas e devem ser conferidas no INSS.