Calendário de prazos previdenciários: como enxergar a semana

Por que um calendário único importa?

Num escritório previdenciário, os prazos nascem em lugares diferentes: no GERID, na planilha de um colega, no caderno de quem atende, na agenda de quem redige o recurso. Cada fonte mostra uma parte, e nenhuma mostra a semana inteira. O resultado é a surpresa de uma segunda-feira com vencimentos que ninguém tinha visto juntos.

Um calendário único não cria prazos novos, apenas revela os que já existem. E, ao revelar, permite planejar a distribuição do trabalho, o que é bem diferente de reagir ao vencimento. O problema do acúmulo é tratado em vários prazos na mesma semana.

O que deve entrar no calendário?

Os prazos acima são os previstos na Instrução Normativa PRES/INSS nº 128/2022 e no Decreto nº 3.048/1999. Em pedidos por incapacidade, o prazo da exigência pode ser menor, e todo despacho deve ser lido. Perícias e avaliações sociais não são prazos de peça, mas compromissos com data, e entram no calendário pelo mesmo motivo: ninguém deve descobri-los na véspera.

Como montar o calendário passo a passo?

1. Escolha um único lugarUma planilha compartilhada, um sistema ou um quadro, desde que todos usem o mesmo.
2. Defina os camposCliente, processo, tipo de prazo, data da movimentação, data da ciência conferida, data final, data interna e responsável.
3. Registre no momento da movimentaçãoQuem vê a mudança de situação anota na hora, e não depois.
4. Ordene por dataA visão útil é a que mostra primeiro o que vence primeiro.
5. Revise todos os diasEm horário fixo, com quem tem o dever de conferir.

Os campos de data merecem cuidado: a data da movimentação, que está na tela do GERID, é ponto de partida, e a ciência é a que vale. Veja data da ciência no INSS.

Quais visões ajudam a equipe?

• Visão do dia: o que precisa ser feito hoje, por pessoa.
• Visão da semana: o que vence nos próximos dias e onde estão os picos.
• Visão do mês: o planejamento de recursos e prorrogações com maior antecedência.
• Visão por responsável: o que cada pessoa carrega e se há desequilíbrio.
• Visão dos sem responsável: o que ainda não tem dono.

Com várias visões sobre o mesmo registro, a equipe não precisa manter listas paralelas. Cada visão responde a uma pergunta diferente: o que faço hoje, para onde vai a semana, quem está sobrecarregado.

Como manter o calendário atualizado?

• Quem consulta o GERID registra o que viu, no mesmo momento.
• O responsável conclui o prazo apenas depois de guardar o comprovante.
• Uma pessoa, em rodízio, revisa as pendências sem responsável.
• A cada semana, a equipe olha os picos dos próximos dias.

O método completo de registro e revisão está em Como organizar os prazos do GERID no escritório.

Como o PrazoPREV entrega essa visão?

Na tela Prazos do PrazoPREV, os prazos aparecem em quadro, lista e calendário, com responsável e cores por urgência (verde, âmbar e vermelho). As seções Em exigência, Prazo de recurso, Exigências vencidas e Vencidos separam o que está em curso do que exige ação imediata. Em Prazos › Prorrogações, ficam os pedidos do auxílio por incapacidade, e em Perícias, a agenda lida do GERID.

O advogado consulta o GERID com o próprio acesso e envia os processos com um clique; o PrazoPREV calcula os prazos a partir da data da movimentação. As datas são estimativas e devem ser conferidas no INSS.