Rotina do advogado previdenciarista: como organizar o dia

Para onde vai o dia do advogado previdenciarista?

A advocacia previdenciária tem uma característica: parte do trabalho acontece fora do controle do escritório. O INSS movimenta os pedidos quando decide, e o advogado só descobre ao consultar. Isso cria uma rotina reativa, em que o dia é ocupado por aquilo que apareceu: uma exigência nova, uma decisão, uma ligação de cliente.

O resultado conhecido é o dia que se divide em pedaços. Abre-se o GERID, interrompe-se para atender o telefone, volta-se ao processo, e a petição que exigia concentração fica para depois do expediente. A saída não é trabalhar mais, mas separar os tipos de tarefa e dar a cada um o seu lugar.

Como dividir o dia em blocos de trabalho?

A divisão abaixo é um modelo, e cada escritório ajusta os horários ao seu volume. O que importa é que cada bloco tenha um objetivo único.

Como fazer a conferência dos requerimentos sem consumir o dia?

A conferência é necessária, mas não precisa ocupar o dia inteiro. Faça-a em horário fixo, com um roteiro curto: situação, Última Atualização e despachos novos. Quando houver novidade, registre a data, o prazo e o responsável antes de passar ao próximo, para não deixar a anotação para depois.

Para um roteiro detalhado, veja Conferir os processos no GERID um a um. A senha de cada pessoa é pessoal, e a conferência deve ser feita com o acesso de quem a executa, conforme o acordo da sua seccional.

Como reduzir as interrupções dos clientes?

A pergunta mais comum é "Doutor, e o meu processo?". Cada vez que ela exige abrir o GERID e procurar a resposta, o bloco de trabalho se quebra. Duas medidas ajudam: manter a situação de cada cliente num lugar de consulta rápida e combinar com ele quando e como será avisado das novidades.

• Registre em um único lugar o que o INSS pediu, até quando e quem cuida disso.
• Avise o cliente quando houver movimentação relevante, antes que ele precise perguntar.
• Defina quem na equipe responde às consultas de andamento.
• Combine uma resposta-padrão para os pedidos que ainda estão em análise.

A comunicação com o cliente é tratada em Informar o cliente sobre o processo.

O que fazer no fechamento do dia?

1. Revise os prazos dos próximos diasVeja o que vence nesta semana e confirme que cada item tem responsável.
2. Trate o que ficou abertoExigências sem documento do cliente, despachos não lidos, tarefas atrasadas.
3. Defina as três prioridades do dia seguintePoucas e claras, para que a manhã comece com direção.
4. Registre decisões pendentesQuem precisa decidir se vai recorrer, e até quando.

Dez ou quinze minutos nesse fechamento evitam o problema típico de descobrir na manhã seguinte que algo venceu. O prazo mais perigoso é o que ninguém olhou.

E a rotina da semana?

Além do dia, vale uma revisão semanal mais ampla: processos parados, decisões a comunicar, exigências próximas do vencimento e perícias agendadas. A segunda-feira pela manhã costuma ser um bom momento, porque define a semana. O modelo está em Checklist semanal de processos.

Como o PrazoPREV ajuda a rotina?

O advogado consulta o GERID com o próprio acesso e, na lista de requerimentos, envia os processos ao PrazoPREV com um clique. O sistema registra as movimentações e calcula os prazos de exigência e de recurso, com responsável, cores por urgência e aviso no sino e no navegador antes do vencimento. O painel mostra cartões por situação, atualizações do INSS e processos parados há mais de 30 dias.

As Tarefas organizam a fila de cada pessoa, e a ficha do cliente reúne a linha do tempo e os despachos, o que encurta a resposta à pergunta sobre o andamento. O advogado ganha tempo para o bloco que só ele pode fazer. Os prazos são estimativas e devem ser conferidos no INSS.