Conferir os processos no GERID um a um: como organizar a rotina

Por que a conferência acaba sendo processo por processo?

O GERID controla quem acessa e o que cada pessoa pode fazer nos sistemas do governo, e o advogado chega aos requerimentos pelo Portal de Atendimento do INSS, com o seu login. Quem acompanha pedidos nesse portal descobre as mudanças ao consultar. Para saber se algo mudou, é preciso abrir o requerimento, olhar a situação, a Última Atualização e, quando houver novidade, ler o despacho.

Com poucos processos, isso cabe na rotina. Com dezenas ou centenas, vira uma tarefa que ocupa pessoas qualificadas em trabalho repetitivo, e o cansaço favorece o erro: um despacho lido por cima, uma data anotada errada, um processo pulado. Para entender como o acesso funciona, veja Como entrar no GERID.

O que olhar em cada processo?

Uma conferência útil tem um roteiro curto e sempre igual. Quanto menos decisões a pessoa precisa tomar em cada processo, mais rápido e mais seguro é o trabalho.

Se a Última Atualização é a mesma da conferência anterior, isso indica que, em regra, não há nada novo a ler, mas não garante: processos com exigência em curso devem ser abertos mesmo assim. Esse critério ajuda a decidir por onde começar.

Como montar uma rotina de conferência?

1. Defina a frequênciaEscolha dias e horários fixos. Lembre que o intervalo entre as conferências é o tempo máximo que uma novidade pode ficar sem ser vista.
2. Ordene por prioridadeComece pelas exigências abertas, pelos pedidos com decisão provável e pelos processos que já tiveram movimentação recente.
3. Divida a listaCada pessoa confere uma parte, com nome registrado. Veja mais em Como dividir processos entre a equipe.
4. Registre o resultadoAnote a data da conferência e o que foi visto, mesmo quando nada mudou.
5. Trate as novidades no mesmo diaDespacho novo vira prazo, tarefa e responsável antes de a pessoa passar ao próximo processo.

Quais erros aparecem na conferência manual?

• Conferir sem registrar a data, e depois ninguém saber quando foi a última vez que o processo foi visto.
• Ler o despacho por cima e anotar o prazo padrão, sem checar se o texto indica outro.
• Confundir a Última Atualização com a data da ciência.
• Deixar a conferência a cargo de uma única pessoa, sem substituto.
• Anotar a novidade em um papel ou mensagem que depois se perde.

Como gastar menos tempo sem abrir mão da conferência?

O ganho está em separar duas tarefas que costumam andar juntas: consultar o GERID e controlar o que foi encontrado. A consulta continua sendo feita pelo advogado, com o próprio acesso. O controle pode ser organizado fora dela, em um lugar onde o escritório inteiro enxergue datas, responsáveis e situação.

Quando o controle está em planilha, cada novidade exige digitar a data, calcular o prazo e avisar alguém. Cada passo manual é um ponto em que a informação pode se perder. Para um método de organização que funciona mesmo sem software, veja Como organizar os prazos do GERID no escritório.

Como o PrazoPREV encurta o trabalho depois da consulta?

O advogado consulta o GERID com o próprio acesso e, na lista de requerimentos, envia os processos ao PrazoPREV com um clique. O sistema registra as movimentações e calcula os prazos de exigência e de recurso a partir da data da movimentação, atribui responsável e usa as cores verde, âmbar e vermelho por urgência. Enviar de novo os mesmos processos não duplica os registros.

O PrazoPREV não pede, não lê e não guarda a senha do GERID. A lista de processos parados, os Estagnados, mostra pedidos em análise ou em exigência sem movimentação há mais de 30 dias, o que ajuda a decidir por onde começar. A equipe passa menos tempo anotando e mais tempo agindo sobre o que mudou.