O tempo que o escritório gasta conferindo o GERID processo por processo

Onde o tempo some quando se confere o GERID à mão?

O GERID e o Portal de Atendimento do INSS mostram o requerimento, mas não organizam o trabalho do escritório. Para saber se algo mudou, alguém precisa abrir cada processo, ler a situação (Em análise, Exigência, Concluída ou Cancelada), olhar a data de Última Atualização, procurar um despacho novo e só então decidir o que fazer.

O custo raramente está na consulta em si. Está no que vem depois: voltar à lista, achar o ponto em que parou, comparar com a planilha, corrigir a data, avisar o responsável. Cada uma dessas etapas parece pequena, e é por isso que o total passa despercebido.

• Abrir e voltar: a cada processo, o caminho de ida e volta repete-se.
• Comparar com a planilha: é preciso lembrar o que estava anotado para perceber o que mudou.
• Anotar à mão: a mesma informação é digitada de novo em outro lugar.
• Repetir a conferência: como ninguém tem certeza do que já foi visto, o mesmo processo é aberto duas vezes.
• Interrupções: o cliente liga, a conferência para e recomeça depois.

Por que esse custo é invisível?

Ninguém registra o tempo de conferir andamento. Ele se mistura ao atendimento, ao protocolo e à redação, e entra na conta como parte natural do dia. O efeito aparece só depois: peças que atrasam, retornos ao cliente que demoram, e a sensação de que a equipe trabalha o dia inteiro e mesmo assim chega ao fim da semana sem saber o que venceu.

Como medir o tempo da conferência no seu escritório?

Uma medição simples, de uma semana, já mostra a dimensão do problema. O objetivo não é cobrar ninguém, e sim enxergar o que hoje é invisível.

1. Defina o que conta como conferênciaAbrir o processo para ver se houve movimentação, atualizar a planilha e avisar a equipe sobre mudanças.
2. Registre por uma semanaCada pessoa anota, ao fim do dia, o tempo aproximado gasto nessas tarefas. Uma estimativa honesta basta.
3. Separe consulta de controleConsulta é ler o que o INSS registrou. Controle é transformar isso em prazo, responsável e tarefa. O segundo costuma ser o mais repetitivo.
4. Compare com o que foi encontradoQuantas conferências não revelaram nada novo? Quantas foram repetidas por duas pessoas?

O que reduz o retrabalho sem perder o controle?

A conferência não desaparece: o advogado continua sendo quem consulta o GERID com o próprio acesso. O que se pode reduzir é a parte que vem depois da consulta. Algumas práticas ajudam mesmo sem nenhum sistema novo.

• Uma única fonte de registro: a informação entra uma vez e todos consultam o mesmo lugar.
• Horário fixo de conferência: consultar em blocos, e não a cada interrupção, evita recomeços.
• Data-base anotada na hora: registre a data da movimentação assim que a situação mudar. O método está em Como organizar os prazos do GERID no escritório.
• Responsável por processo: quem confere sabe que aquele grupo é seu, e não de todos.
• Prioridade por urgência: comece pelo que vence primeiro, não pela ordem da lista.

Quando a rotina de conferência vira planilha, vale também avaliar os limites desse método. Veja o que costuma falhar em Planilha de controle de processos do INSS.

O que não deve ser delegado a ferramentas de terceiros?

O Acordo de Cooperação Técnica entre o INSS e a OAB-SP (ACT nº 264/2024) prevê que a credencial do GERID é pessoal e que ela pode ser bloqueada em caso de compartilhamento de senha ou de uso de aplicativos ou dispositivos automatizados não autorizados pelo INSS. Por isso, a saída para ganhar tempo não é entregar o acesso a um terceiro nem usar robôs, e sim organizar melhor o que o próprio advogado já consulta.

Como o PrazoPREV reduz o trabalho depois da consulta?

O PrazoPREV foi pensado para a etapa que mais repete trabalho: transformar o que o advogado consultou em prazo, responsável e tarefa. O advogado entra no GERID com o próprio acesso e, na lista de requerimentos, envia os processos ao PrazoPREV com um clique. O sistema registra as movimentações e calcula os prazos de exigência e de recurso a partir da data da movimentação, com cores por urgência e aviso no sino e no navegador antes do vencimento.

A tela de Prazos separa o que está em exigência, o prazo de recurso, as exigências vencidas e os vencidos. Cada prazo tem responsável, e o filtro de prazos sem responsável mostra o que ainda não tem dono. Os prazos são estimativas: a data final deve sempre ser conferida no INSS. O PrazoPREV não pede, não lê e não guarda a senha do GERID.