Planilha de controle de processos do INSS: como montar e quando ela falha

A planilha serve para controlar processos do INSS?

Serve, e para muitos escritórios é o ponto de partida. Uma planilha bem feita é barata, flexível e todos sabem usar. O problema não é a ferramenta em si, mas o que se espera dela: ela guarda o que alguém digitou, e só isso. Não consulta o GERID, não calcula prazo se ninguém montar a fórmula, não avisa ninguém e não sabe quem está de férias.

Por isso, a pergunta útil não é se a planilha serve, e sim até que ponto, e com quais regras ela se mantém confiável. As próximas seções mostram como montar uma boa e como reconhecer o momento de mudar.

Quais colunas a planilha precisa ter?

Menos colunas, bem preenchidas, valem mais do que muitas deixadas em branco. O conjunto abaixo cobre o essencial do controle de requerimentos.

As colunas de data da ciência e de última conferência costumam ser as mais esquecidas e as mais úteis. A primeira evita contar prazo da data errada, como explica Data da ciência no INSS. A segunda mostra onde estão os pontos cegos.

Como manter a planilha confiável?

1. Tenha uma única versãoUm arquivo em um lugar compartilhado, e não cópias por pessoa. Duplicar para trabalhar é o começo da divergência.
2. Defina quem atualizaCada linha tem um responsável, e a atualização faz parte da conferência, não de um momento solto.
3. Padronize os camposDatas no mesmo formato, situações em lista de opções, nomes sem abreviações variadas.
4. Proteja as fórmulasBloqueie as colunas calculadas, para que ninguém apague uma fórmula sem querer.
5. Faça uma revisão periódicaUma pessoa confere, por amostragem, se as linhas batem com o processo no GERID.

Onde a planilha costuma falhar?

• Atraso entre a movimentação no GERID e a anotação na planilha, que é onde mora o risco maior.
• Versões duplicadas, com cada pessoa trabalhando na sua cópia.
• Fórmulas quebradas após inserir linhas, colar dados ou filtrar de forma errada.
• Linhas sem responsável, ou com o nome de quem já saiu do escritório.
• Despachos que ficam só no GERID, porque ninguém copiou o texto para o histórico.
• Planilha que só uma pessoa entende, o que torna o escritório dependente dela.

Os erros mais comuns do controle de prazos estão reunidos em Erros no controle de prazos previdenciários.

Quando a planilha deixa de dar conta?

Não há um número exato, mas há sinais. Se o escritório reconhece vários deles, a planilha provavelmente virou parte do problema.

• Atualizar a planilha ocupa uma parte relevante da semana de alguém.
• Já houve prazo perdido por dado desatualizado ou linha esquecida.
• A equipe cresceu e os conflitos de edição aumentaram.
• Ninguém consegue dizer, rapidamente, quem cuida de cada exigência.
• Perguntas simples do cliente, como o que o INSS pediu, exigem procurar em vários lugares.

A comparação entre os dois caminhos está em Sistema de prazos ou planilha.

O que o PrazoPREV faz que a planilha não faz?

O advogado consulta o GERID com o próprio acesso e, na lista de requerimentos, envia os processos ao PrazoPREV com um clique. O sistema registra as movimentações e calcula os prazos de exigência e de recurso a partir da data da movimentação, com responsável, cores por urgência e aviso no sino e no navegador antes do vencimento. Não há versões duplicadas, e cada pessoa vê a mesma informação.

Há ainda a ficha do cliente por CPF, com linha do tempo e despachos ao lado das notas internas, e a lista de processos parados. A regra de prazo por benefício fica em Configurações › Prazos, e os prazos são estimativas que devem ser conferidas no INSS. O PrazoPREV não pede nem guarda a senha do GERID.