Os erros mais comuns no controle de prazos previdenciários

Por que os mesmos erros se repetem nos escritórios?

Dificilmente um prazo é perdido por descaso. Ele se perde porque o controle depende da memória de alguém, de uma planilha atualizada quando sobra tempo ou de uma conferência que ninguém sabe se foi feita. Quando o volume de processos cresce, os pequenos desvios se acumulam, e um deles chega a um prazo de exigência ou de recurso.

Os erros abaixo são frequentes na rotina de quem acompanha requerimentos pelo GERID. Para cada um, há uma correção que não exige ferramenta especial.

O prazo foi contado da data certa?

O primeiro erro é tratar a Última Atualização como se fosse a data da ciência. O prazo conta da ciência, e a ciência deve ser conferida no próprio processo. A Última Atualização é um bom ponto de partida para o controle interno, porque mostra quando houve movimentação, mas não é a prova da ciência.

A correção é anotar as duas datas: a data da movimentação, para o controle interno, e a data da ciência, assim que for conferida. Em regra, os prazos do processo administrativo previdenciário são contados em dias corridos, e não em dias úteis, mas confira o que o despacho indica.

Todo prazo de exigência tem 30 dias?

A regra geral é de no mínimo 30 dias contados da ciência (IN PRES/INSS nº 128/2022, art. 566). Mas o despacho pode indicar um prazo próprio, e em pedidos por incapacidade o prazo pode ser menor. Quem assume 30 dias sem ler o despacho corre o risco de descobrir a diferença tarde demais.

O prazo tem um responsável ou é de todos?

Prazo de todos é prazo de ninguém. Quando vários colegas veem a mesma exigência, cada um presume que outro cuidará dela. O mesmo vale para o prazo de recurso: se ninguém decide e ninguém é responsável, a data simplesmente chega.

A correção é nomear uma pessoa para cada prazo no momento em que ele nasce, e registrar a decisão sobre o recurso, seja de recorrer ou de não recorrer. Assim, a ausência de decisão deixa de ser uma decisão silenciosa.

Quais outros erros costumam passar despercebidos?

Como revisar o seu controle de prazos hoje?

1. Escolha dez processos ao acasoCompare a data anotada com a que consta no processo.
2. Verifique o responsávelCada prazo tem um nome? Se não tem, atribua agora.
3. Confira o prazo internoExiste uma data anterior ao vencimento para o cliente e para a equipe agirem?
4. Veja o que está sem movimentoProcessos em análise ou exigência há muito tempo sem mudança merecem uma consulta.
5. Registre o que aprendeuTransforme cada falha encontrada em uma regra da rotina.

Um método completo está em Como organizar os prazos do GERID no escritório. Para entender o prazo mais sensível, leia o guia sobre exigência.

Como o PrazoPREV ajuda a evitar esses erros?

O PrazoPREV foi desenhado em torno dessas falhas. Depois que o advogado consulta o GERID com o próprio acesso e envia os processos da lista com um clique, o sistema registra as movimentações e calcula os prazos de exigência e de recurso a partir da data da movimentação. Cada prazo recebe cores por urgência, um responsável e aviso no sino e no navegador antes do vencimento.

O botão "Vou recorrer" e a opção de não recorrer deixam a decisão registrada, e o filtro de prazos sem responsável mostra o que ainda não tem dono. A lista de processos parados (Estagnados) reúne os que estão em análise ou exigência sem movimentação há mais de 30 dias. Os prazos são estimativas, e a data deve sempre ser conferida no INSS.