Responsável por cada prazo: como evitar que o prazo seja de ninguém

O que acontece com o prazo que é de todos?

Imagine uma planilha com mais de duzentas linhas. Na linha 214, um prazo de recurso. A decisão do INSS saiu, alguém viu, comentou no corredor, e a questão de recorrer ou não ficou no ar. Cada pessoa da equipe supôs que outra cuidaria. Quando o prazo se aproxima, descobre-se que ninguém decidiu. A cena é ilustrativa, mas o mecanismo é real.

O prazo de recurso ao CRPS é de 30 dias da ciência da decisão (Decreto nº 3.048/1999, art. 305, §1º), e a exigência tem, em regra, no mínimo 30 dias da ciência. Prazos assim não exigem pressa no começo, e é por isso que ficam esquecidos: sem dono, a urgência só aparece no fim.

O que significa ser responsável por um prazo?

Ser responsável não é executar tudo. O responsável garante que o prazo seja visto, que a decisão necessária seja tomada por quem deve tomá-la e que o próximo passo aconteça a tempo. Pode delegar partes, como pedir um documento ao cliente, mas continua respondendo pelo resultado.

• Conhece a data final e a origem dessa data (despacho, ciência, regra padrão).
• Sabe o que falta fazer e quem faz cada parte.
• Avisa o advogado quando uma decisão depende dele.
• Registra o que foi feito, para que outro possa assumir.
• Pede ajuda antes de o prazo apertar, e não depois.

Como definir o responsável de cada prazo?

1. Atribua no momento em que o prazo nasceQuando a exigência ou a decisão é registrada, o responsável é nomeado no mesmo ato, e não depois.
2. Use um nome, não um grupoO escritório ou a equipe não são responsáveis. Uma pessoa é.
3. Considere a carga de cada umDistribua observando quem já tem prazos próximos, para não concentrar o risco.
4. Nomeie um substitutoPara ausências previstas e imprevistas.
5. Torne a informação visívelA lista de prazos com responsáveis deve estar ao alcance de toda a equipe.

Para dividir a carteira de processos com critério, veja Como dividir os processos do INSS entre a equipe.

Quem decide o que fazer com o prazo?

Responsável pelo prazo e responsável pela decisão nem sempre são a mesma pessoa. O estagiário ou o assistente pode acompanhar o prazo de recurso, mas a decisão de recorrer cabe ao advogado do caso. O ponto é que a decisão exista e seja registrada, mesmo quando a escolha é não recorrer.

O raciocínio completo está em Decidir se vai recorrer.

Como revisar os prazos sem dono?

Mesmo com a regra de nomear no ato, sempre aparece um item sem dono: um processo que entrou em lote, um responsável que saiu, uma troca de carteira. Por isso a revisão faz parte do método. Em um dia fixo da semana, alguém lista os prazos sem responsável, atribui cada um e confirma que quem recebeu sabe o que fazer.

Acrescente a pergunta sobre ausências: quem sai de férias na próxima semana, e quem cobre os prazos dessa pessoa? Veja também Prazos do INSS nas férias do advogado.

A planilha consegue sustentar essa regra?

Consegue, com disciplina: uma coluna de responsável obrigatória, filtro para linhas vazias e revisão semanal. O limite aparece quando o volume cresce e a coluna passa a ser preenchida por último, ou não é preenchida. Detalhes em Planilha de controle de processos do INSS.

Como o PrazoPREV ajuda a dar dono a cada prazo?

O advogado consulta o GERID com o próprio acesso e, na lista de requerimentos, envia os processos ao PrazoPREV com um clique. O sistema registra as movimentações e calcula os prazos de exigência e de recurso, e cada prazo pode receber um responsável. O filtro Sem responsável mostra de imediato o que está sem dono, e as cores verde, âmbar e vermelho indicam a urgência.

Nos prazos de recurso, os botões Vou recorrer e o de não recorrer deixam a decisão registrada, e o botão Cumprido encerra a exigência. As Tarefas dão a cada pessoa a sua fila, e concluir a tarefa não conclui o prazo, o que mantém cada coisa no seu lugar. Os prazos são estimativas e devem ser conferidos no INSS.