E se o colaborador sair amanhã? Como tirar os prazos da cabeça de uma pessoa

Qual é o risco de depender de uma pessoa?

Em muitos escritórios previdenciários há alguém que "sabe tudo": quais exigências estão abertas, quais recursos precisam de decisão, qual cliente já mandou o documento. Enquanto essa pessoa está presente, funciona. O problema aparece no dia em que ela tira férias, apresenta um atestado ou deixa o escritório.

Nesse dia, ninguém sabe o que vence, as combinações feitas no WhatsApp ficam num aparelho que não é do escritório e a planilha, entendida só por quem a montou, vira um arquivo difícil de ler. O custo não é só de organização: prazo de exigência ou de recurso perdido pode prejudicar o cliente, e o escritório pode ser responsabilizado por isso.

Como saber se o escritório depende de uma pessoa só?

Responda com franqueza às perguntas abaixo. Se a resposta for "não sei" ou "só ela sabe" em mais de uma, existe dependência.

• Se essa pessoa ficar uma semana sem trabalhar, alguém sabe quais prazos vencem nela?
• Os prazos estão em um local que toda a equipe acessa, ou em anotações pessoais?
• Cada prazo tem um responsável registrado, além de quem anotou?
• A rotina de conferência do GERID está escrita, ou está só na prática dela?
• As conversas e decisões sobre cada cliente ficam registradas no escritório?

Como tirar os prazos da cabeça de uma pessoa?

O objetivo é que o conhecimento fique no escritório, e não em quem o produz. Isso se faz em quatro movimentos, que podem começar de forma modesta:

1. Concentre os prazos num lugar sóExigências, recursos, prorrogações e perícias numa mesma visão, acessível a quem precisa. Prazo em conversa privada não conta.
2. Registre o responsável de cada prazoUm nome ao lado de cada data. Sem isso, a ausência de alguém deixa prazos sem dono; veja Responsável por cada prazo.
3. Escreva a rotina de conferênciaO que se confere, em que dia e como se anota. Se a rotina está escrita, qualquer pessoa treinada a repete.
4. Registre decisões e conversasQuem decidiu recorrer, o que o cliente disse, o que falta. O histórico no escritório substitui a memória.

Como definir um substituto para cada função?

Para cada função crítica, nomeie um substituto e treine-o de verdade. Pode ser alguém que acompanha a rotina por algum tempo ao lado do titular e repete as tarefas com supervisão. Um substituto que nunca executou a rotina só aparece na hora do apuro.

O que fazer antes de férias, afastamentos e desligamentos?

Antes de uma ausência planejada, faça uma passagem de bastão curta e objetiva: lista dos prazos dos próximos dias, pendências com cada cliente, decisões em aberto e o nome de quem assume. Em desligamentos, acrescente a revisão dos acessos e a conferência de que nada ficou em arquivos ou conversas pessoais.

• Prazos que vencem no período, com responsável de cobertura.
• Clientes com exigência aberta e o que falta de cada um.
• Recursos pendentes de decisão.
• Perícias agendadas e quem fará os contatos.
• Acessos e arquivos que precisam ser transferidos ou revistos.

Para o caso específico de férias do advogado, veja Prazos nas férias do advogado.

Como testar se a cobertura funciona?

Faça um teste simples: peça a um substituto que responda, sem ajuda, quais prazos vencem na semana e quem cuida de cada um. Se não conseguir, a cobertura ainda não existe. Repita o teste de tempos em tempos e depois de qualquer mudança na equipe, até que a resposta saia sem esforço.

Como o PrazoPREV reduz essa dependência?

No PrazoPREV, os prazos de exigência e de recurso ficam numa visão comum a toda a equipe, calculados a partir da data da movimentação e com responsável atribuído. Há o filtro Sem responsável, que mostra o que está sem dono, e cores por urgência (verde, âmbar e vermelho).

A ficha do cliente guarda a linha do tempo, os despachos do INSS e as notas internas, e as Tarefas têm responsável, conversa e anexos. Se alguém sai, o histórico permanece, e outra pessoa assume a fila com tudo à vista. O advogado continua consultando o GERID com o próprio acesso: o sistema organiza o que ele consultou, sem guardar a senha.