Compartilhar a senha do GERID com a equipe: riscos e alternativas

O que o acordo diz sobre a senha do GERID?

O advogado acessa o Portal de Atendimento do INSS com o login do GERID por meio do Acordo de Cooperação Técnica que a sua seccional da OAB mantém com o INSS. Cada seccional tem o seu acordo. No ACT nº 264/2024, firmado entre o INSS e a OAB-SP, a credencial é pessoal e pode ser bloqueada em caso de compartilhamento de senha ou de uso de aplicativos ou dispositivos automatizados não autorizados pelo INSS.

O texto também prevê que o advogado pode protocolar requerimentos por meio remoto, acompanhar, cumprir exigências, ter vista e tomar ciência de decisões, e que deve cumprir as exigências no prazo fixado. Tudo isso é feito com a credencial dele, sob a responsabilidade dele. Confira o acordo da sua seccional.

Por que tantas equipes acabam compartilhando a senha?

Raramente é má-fé. É praticidade: o advogado está em audiência, o estagiário precisa ver um despacho, a secretária quer conferir um prazo. Dar a senha resolve na hora. O custo vem depois, de forma silenciosa.

• Bloqueio da credencial: o acordo prevê essa possibilidade, o que pode paralisar o acompanhamento de todos os clientes.
• Perda de rastreabilidade: não se sabe quem fez o quê dentro do sistema.
• Exposição de dados: quem tem a senha vê informações de todos os clientes, inclusive dados de saúde.
• Dependência: quando alguém sai do escritório, a senha precisa ser trocada e o fluxo muda.

Como dividir o trabalho sem entregar a senha?

A necessidade real da equipe quase nunca é entrar no GERID, e sim saber o que mudou, qual é o prazo e quem deve agir. Essa informação pode circular internamente, sem que a credencial circule.

1. Defina quem consultaO advogado titular, ou outro advogado com credencial própria, consulta o GERID em horário fixo.
2. Registre o que foi vistoSituação, data da movimentação e despacho vão para o controle interno do escritório.
3. Distribua tarefas e prazosCada exigência ou recurso ganha um responsável, que trabalha a partir do registro interno.
4. Combine pontos de revisãoUma revisão semanal evita que o registro se afaste do que está no INSS.
5. Cada pessoa com o seu acessoQuem precisar acessar o sistema do INSS deve ter a própria credencial, dentro das regras do acordo.

Se o acesso travar ou for bloqueado, veja os guias Conta bloqueada no GERID e Senha do GERID.

O que a equipe precisa ver, além do GERID?

Com esse registro, a equipe trabalha sem tocar na credencial. Lembre que a data da ciência deve ser conferida no processo; a Última Atualização serve de ponto de partida para o controle interno, não de prova da ciência.

O que fazer se a senha já foi compartilhada?

Se a equipe já usa o mesmo login, o primeiro passo é parar a prática, sem dramatizar. Troque a senha pelos meios que o próprio sistema oferece e passe a registrar internamente o que for consultado. Veja o caminho em Senha do GERID.

• Troque a senha e confirme que apenas o titular a conhece.
• Revise quem, na equipe, precisa de acesso próprio e dentro de quais regras do acordo.
• Crie o registro interno de situação, data e despacho para que ninguém precise do login alheio.
• Combine por escrito como será a consulta daqui em diante.
• Em caso de dúvida sobre o acordo, procure a sua seccional.

Essa mudança costuma ser mais simples do que parece, porque o que a equipe realmente usava não era o acesso, e sim a informação. Quando a informação circula organizada, a senha deixa de ser necessária para o trabalho diário.

Como o PrazoPREV permite dividir o trabalho sem compartilhar o acesso?

O PrazoPREV não pede, não lê e não guarda a senha do GERID. O advogado entra no GERID com o próprio acesso e, na lista de requerimentos, envia os processos ao PrazoPREV com um clique. A partir daí, a equipe trabalha dentro do PrazoPREV, que registra as movimentações e calcula os prazos de exigência e de recurso a partir da data da movimentação.

Cada prazo tem responsável, e as tarefas têm fila por pessoa, com conversa e anexos. A ficha do cliente guarda os despachos do INSS ao lado das notas internas, que não vão ao INSS, e permite mencionar colegas com @. Os usuários são ilimitados pelo mesmo preço, de modo que toda a equipe pode ter o próprio acesso ao PrazoPREV, sem depender da credencial do advogado no GERID. Os prazos são estimativas, e a data deve sempre ser conferida no INSS.