Como treinar o estagiário para trabalhar com o GERID

Por que o estagiário erra no GERID?

O estagiário raramente erra por descuido. Erra porque ninguém explicou o que cada informação da tela significa e o que fazer com ela. O GERID mostra a situação, a data da última atualização e os despachos, mas não ensina a diferença entre ver uma informação e agir sobre ela.

Os erros mais comuns são previsíveis: confundir a situação do requerimento, tratar a data de Última Atualização como se fosse a data da ciência, ler só o início do despacho e anotar o prazo de memória. Todos se resolvem com método e com revisão, e não com mais cobrança.

O que o estagiário precisa entender primeiro?

Antes de qualquer rotina, ele precisa dominar quatro conceitos. Dedique a primeira conversa a eles, com processos reais abertos na tela.

Para aprofundar, indique os guias Como acompanhar um requerimento pelo GERID e Exigência no GERID. Eles servem de material de consulta permanente.

Como montar o roteiro das primeiras semanas?

1. ObservarNa primeira semana, o estagiário acompanha um colega experiente e narra o que vê: situação, data, despacho. Quem narra percebe o que ainda não entendeu.
2. Treinar com processos já resolvidosPeça que ele leia processos antigos e diga qual era o prazo e quando venceu. Você confere a resposta sem risco para o cliente.
3. Executar com revisãoEle passa a anotar prazos de processos reais, e um responsável revisa cada anotação antes de ela valer.
4. Ganhar autonomia por tipo de tarefaLibere aos poucos: primeiro a conferência de movimentações, depois o pedido de documentos ao cliente, por último a preparação de cumprimento de exigência.

Não existe número mágico de semanas. O critério é a qualidade da revisão: quando os erros de leitura deixam de aparecer, aumente a autonomia.

Qual checklist o estagiário deve seguir a cada processo?

Um roteiro fixo reduz a dependência da memória. Imprima ou deixe fixado na tela do estagiário:

• Qual é a situação atual do requerimento?
• Houve mudança desde a última conferência? Qual é a data de Última Atualização?
• Se for exigência: li o despacho inteiro e anotei o que foi pedido?
• O despacho indica prazo próprio? Anotei a data final conforme o processo?
• Registrei um responsável para este prazo?
• Defini um prazo interno, com folga antes do vencimento? Veja Prazo interno no escritório.
• Se houver perícia ou avaliação social agendada, a equipe já sabe a data?
• Em caso de dúvida, perguntei antes de agir?

Como supervisionar sem virar gargalo?

O risco do estagiário não está em ele errar uma vez, e sim em o erro ficar escondido. Combine desde o início que dúvida não é falha e que ele deve avisar sempre que um despacho parecer diferente do habitual.

• Defina quem revisa: uma pessoa por semana, e não “quem estiver livre”.
• Revise por amostragem no começo e por exceção depois: despachos incomuns, prazos curtos e processos de incapacidade.
• Registre o que foi decidido no próprio processo ou no cadastro do cliente, e não em conversas soltas.
• Reserve um momento fixo na semana para tirar dúvidas em grupo.

O que não fazer no treinamento?

• Entregar o login e a senha do advogado para “agilizar”. Cada pessoa deve usar o acesso a que tem direito.
• Ensinar só os cliques e deixar de explicar o motivo de cada passo.
• Deixar o conhecimento só na cabeça de um colega. Se ele sair, o treinamento recomeça. Veja Se o colaborador sair amanhã.
• Misturar estagiário novo com muitos processos urgentes logo no início.

Como o PrazoPREV ajuda no treinamento?

Boa parte do esforço de treinar vem de ensinar a calcular e anotar prazos. No PrazoPREV, o advogado consulta o GERID com o próprio acesso e, na lista de requerimentos, envia os processos com um clique. O sistema registra as movimentações e calcula os prazos de exigência e de recurso a partir da data da movimentação, mostrando cada um com responsável e cor por urgência: verde, âmbar ou vermelho.

Para o estagiário, isso significa uma tela única para aprender: o que vence, de quem é e qual a urgência. Para quem supervisiona, o filtro de prazos sem responsável mostra de imediato o que ainda não foi atribuído, e as Tarefas permitem delegar com conversa e anexos. Os prazos são estimativas e a data deve sempre ser conferida no INSS, o que também faz parte do que o estagiário precisa aprender.