Como dividir os processos do INSS entre a equipe do escritório

Por que a divisão da equipe falha?

Em muitos escritórios, a divisão do trabalho é implícita. Todos conhecem os clientes, todos já abriram o processo, todos podem responder ao telefone. Enquanto o volume é pequeno, funciona. Quando cresce, surge o padrão de que cada um supõe que outro viu a exigência nova, e ela vence sem que ninguém tenha falhado individualmente: faltou dono.

Dividir bem não significa criar burocracia. Significa responder, para cada processo, a uma pergunta simples: quem decide o próximo passo? A resposta precisa estar escrita em um lugar que todos consultem.

Qual critério usar para dividir os processos?

Não existe um critério único. Cada um tem vantagens e custos, e o escritório pode combiná-los.

Seja qual for a escolha, registre-a. Uma divisão que existe só na cabeça do sócio não resolve o problema de quem entra na equipe depois.

Quais papéis definir na equipe?

• Responsável pelo processo: acompanha o requerimento, cumpre exigências e comunica o cliente.
• Responsável pela conferência: consulta os requerimentos nos horários definidos e registra as novidades.
• Revisor: o advogado que confere prazos críticos, decisões e recursos.
• Substituto: quem assume o processo na ausência do responsável, com nome definido.

Uma mesma pessoa pode ocupar mais de um papel, mas cada papel precisa ter nome. A existência do substituto é o que evita a situação descrita em Prazos do INSS nas férias do advogado.

Como dar acesso à equipe sem compartilhar a senha do GERID?

A resposta é clara: a credencial do GERID é pessoal. O acordo da OAB-SP com o INSS (ACT nº 264/2024) prevê bloqueio por compartilhamento de senha e por uso de aplicativos ou dispositivos automatizados não autorizados pelo INSS. Cada pessoa da equipe que consulta o sistema deve usar o próprio acesso, nos termos que a sua seccional estabelece.

Para entender os riscos, leia Compartilhar a senha do GERID e o guia sobre a senha do GERID.

Como passar um processo de uma pessoa para outra?

1. Registre o estado atualSituação, última atualização, prazos em aberto e o que falta fazer.
2. Passe o históricoDespachos lidos, conversas com o cliente, documentos já recebidos.
3. Altere o responsávelEm um lugar visível, com a data da troca.
4. Avise o cliente, se necessárioQuando o contato do cliente mudar, informe a nova pessoa de referência.
5. Confirme o aceiteA nova pessoa confirma que entendeu o que está pendente.

Como saber se a divisão está funcionando?

Um bom teste é perguntar, sobre qualquer exigência aberta, quem é o responsável e até quando. Se a resposta demora ou varia conforme a pessoa consultada, a divisão existe no papel e não na prática. Faça uma revisão periódica da lista de processos sem responsável e reequilibre a carga quando alguém estiver sobrecarregado.

A ideia de que cada prazo tenha um dono está desenvolvida em Responsável por cada prazo.

Como o PrazoPREV ajuda a dividir o trabalho?

O advogado consulta o GERID com o próprio acesso e, na lista de requerimentos, envia os processos ao PrazoPREV com um clique. O sistema calcula os prazos de exigência e de recurso e permite atribuir um responsável a cada prazo. O filtro Sem responsável mostra o que ainda não tem dono, e as visões em quadro, lista e calendário deixam a carga da equipe visível.

Nas Tarefas, cada pessoa tem a sua fila, com conversa e anexos, e a Pendência permite passar um item a outra pessoa e receber de volta. A ficha do cliente guarda a linha do tempo e as notas internas, e a menção de colega com @ chama quem precisa ver. O plano inclui usuários ilimitados pelo mesmo preço, e o PrazoPREV não pede nem guarda a senha do GERID.