Captação funcionando e entrega travando: como escalar o escritório previdenciário

Como saber que a entrega virou o gargalo?

A captação funciona: o tráfego traz consultas, os contratos são assinados e a carteira cresce. Só que o crescimento da carteira não é o do resultado. Entre o contrato e o honorário existe um caminho que passa pela instrução do requerimento, e é nele que o dinheiro costuma travar: exigência que ninguém viu, documento que não foi anexado, perícia que ninguém confirmou.

• O cliente liga perguntando do processo e a resposta demora.
• Descobre-se uma exigência depois de muitos dias, numa conferência por acaso.
• A equipe vive apagando incêndio e não consegue cuidar da carteira antiga.
• Contratar mais gente aumentou o custo, mas não diminuiu os atrasos.
• Ninguém sabe dizer quantos requerimentos estão parados e por quê.

Requerimento concluído é o que gera honorário de êxito. Se a instrução trava, a captação paga o custo de uma carteira que não converte.

Por que o método que funcionava para de funcionar?

Com poucos processos, uma pessoa consegue abrir o GERID, olhar cada requerimento e anotar na planilha. Conforme a carteira cresce, o tempo de conferência cresce junto, as anotações ficam desatualizadas e as informações dependem de quem lembrou de preencher. O método não foi feito para volume; ele só parecia suficiente porque o volume era baixo.

Contratar mais pessoas para a mesma planilha multiplica o problema: mais gente editando, mais versões, mais dúvidas sobre quem fez o quê. Veja mais em Acompanhar centenas de processos e em Sistema de prazos ou planilha.

Quais etapas da entrega precisam de dono?

Antes de ferramenta, desenhe o caminho do requerimento e dê responsável a cada etapa. Uma divisão possível:

A coluna "quem responde" é de cada escritório. O ponto é que nenhuma linha fique em branco. Se quiser aprofundar, leia Dividir processos entre a equipe.

Quais rotinas sustentam o crescimento?

1. Conferência diária com horário fixoA mesma pessoa, no mesmo horário, com um roteiro escrito do que verificar.
2. Prazo interno antes do prazo oficialUma data de trabalho anterior ao vencimento, para sobrar margem.
3. Revisão semanal da carteiraOlhar os requerimentos parados, os prazos da semana e as pendências com clientes.
4. Registro de cada contato e decisãoO histórico fica no escritório, e não na memória de ninguém.
5. Treinamento de quem entraQuem chega aprende a rotina escrita, sem depender de explicações soltas.

Como medir onde os requerimentos travam?

Sem medir, o gargalo é palpite. Comece com perguntas simples, respondidas sempre da mesma forma: quantos requerimentos estão em cada situação, quantos estão em exigência e há quanto tempo, quantos estão em análise sem movimentação por muito tempo e quantos prazos vencem na semana.

• Requerimentos por situação (em análise, exigência, concluída, cancelada).
• Exigências abertas e há quanto tempo estão assim.
• Processos parados, sem movimentação há muito tempo.
• Prazos da semana e quem responde por cada um.
• Carga de trabalho por pessoa da equipe.

Os números exatos variam por escritório; o importante é acompanhar a evolução. Para uma lista de indicadores, veja Indicadores do escritório previdenciário.

O que fazer primeiro: captar mais ou estruturar a entrega?

Em geral, a estrutura da entrega vem antes de mais captação, porque cada contrato novo sobre uma operação frágil aumenta o risco de atraso e de insatisfação. Isso não significa parar de captar, e sim ajustar o ritmo à capacidade de entrega e investir primeiro onde o gargalo aparece.

Como o PrazoPREV sustenta a entrega em volume?

O advogado consulta o GERID com o próprio acesso e, na lista de requerimentos, envia os processos ao PrazoPREV com um clique, em lotes de até 500 por página, pela extensão do Chrome ou do Edge. O sistema registra as movimentações, calcula os prazos de exigência e recurso e mostra tudo em Prazos, com responsável, cores por urgência e aviso antes do vencimento.

O painel mostra os cartões por situação e a lista de Estagnados, os processos em análise ou exigência sem movimentação há mais de 30 dias, com o botão Cobrar. Há ainda produtividade por pessoa e Tarefas com responsável. Os usuários são ilimitados pelo mesmo preço, o que permite incluir toda a equipe conforme a carteira cresce.