Despacho do INSS que ninguém copiou: como organizar o histórico do processo

Por que o despacho some do histórico do escritório?

O despacho é o registro oficial do que o INSS pediu ou decidiu, e ele vive dentro do processo, no Portal de Atendimento. Para lê-lo, é preciso entrar com o acesso do advogado, abrir o requerimento e procurar. Se ninguém copiou o conteúdo para o escritório, o histórico depende de que alguém tenha lido e lembrado.

O resultado é conhecido: o colega que assume o caso não sabe o que foi pedido, o cliente pergunta e a resposta exige reabrir o GERID, e a exigência é cumprida pela metade porque ninguém releu o despacho. Quem acompanha centenas de requerimentos precisa de um registro próprio.

O que registrar de cada despacho?

Não é preciso reescrever o documento inteiro. Registre o que permite agir sem reabrir o processo:

Como ler o despacho para registrar certo?

Despachos longos escondem o pedido no meio do texto. Leia em duas passadas: na primeira, identifique o que o INSS quer (documento, esclarecimento, decisão); na segunda, procure prazos e condições. Se for uma exigência, anote o prazo indicado; sem indicação, o ponto de partida é o prazo mínimo de 30 dias da ciência, em regra. Para detalhes, veja Exigência no GERID e Como ler o despacho do INSS.

Onde guardar o histórico para a equipe encontrar?

O lugar precisa ser único, por cliente, e acessível a quem trabalha no caso. Pode ser uma ficha de cliente num sistema, ou uma pasta organizada, desde que a regra seja a mesma para todos. O que não funciona é cada pessoa guardar do seu jeito: o histórico fica fragmentado entre e-mail, WhatsApp, pasta pessoal e memória.

• Uma ficha por cliente, identificada pelo CPF.
• Linha do tempo em ordem cronológica, do mais recente ao mais antigo, ou o inverso, mas sempre igual.
• Notas internas separadas dos despachos do INSS.
• Anexos nomeados de forma que qualquer colega entenda.

Para o conjunto das informações do cliente, veja Organizar clientes previdenciários.

Qual rotina evita que o despacho passe batido?

1. Identifique a movimentaçãoNa conferência diária, qualquer mudança de situação ou de Última Atualização leva à abertura do processo.
2. Leia o despacho completoNão se contente com o status: o pedido e o prazo estão no texto.
3. Registre os campos principaisData, pedido, prazo, documentos e responsável, na ficha do cliente.
4. Combine o prazo internoCom folga antes do vencimento, para pedir os documentos ao cliente.
5. Registre o cumprimentoQuando a exigência for cumprida ou a decisão tratada, anote o que foi feito e quando.

A mesma rotina, aplicada de forma consistente, evita que o histórico dependa da memória de quem estava de plantão no dia. Veja o método geral em Como organizar os prazos do GERID.

Como o histórico ajuda a responder o cliente?

Quando o cliente liga perguntando do processo, quem atende precisa responder com base no que está registrado: o que o INSS pediu, até quando, o que já foi entregue e o que falta. Com o histórico à mão, a resposta é rápida e consistente, e o cliente percebe que o escritório está no controle.

Como o PrazoPREV guarda os despachos?

O advogado consulta o GERID com o próprio acesso e, na lista de requerimentos, envia os processos ao PrazoPREV com um clique. O sistema registra as movimentações e calcula os prazos de exigência e recurso. Na ficha do cliente, por CPF, a linha do tempo mostra o que o INSS pede e até quando, com os despachos do INSS ao lado das notas internas, que não vão ao INSS.

A equipe pode mencionar um colega com @ e atribuir tarefas ao responsável, com conversa e anexos. O histórico fica no escritório, e não só dentro do GERID. O PrazoPREV não pede, não lê e não guarda a senha do GERID.