Histórico de movimentações do processo no INSS: como registrar

O que é o histórico de movimentações de um requerimento?

No Portal de Atendimento do INSS, o requerimento passa por situações como Em análise, Exigência, Concluída e Cancelada. A cada mudança, o campo Última Atualização recebe uma nova data, e despachos e comentários podem ser incluídos no processo. Essa sucessão de eventos é o histórico.

O problema é que o sistema mostra, sobretudo, o estado atual. Para o escritório, o que importa é a sequência: o que aconteceu, quando e o que foi feito em resposta. Sem registro próprio, essa sequência se perde a cada nova consulta. Para entender o ciclo completo do pedido, veja como acompanhar um requerimento pelo GERID.

Por que registrar o histórico no escritório?

• Para saber o que mudou desde a última consulta, sem reler o processo inteiro.
• Para ter a data de cada movimentação, que serve de base para o controle de prazos.
• Para provar, se necessário, o que foi feito e quando.
• Para que qualquer colega assuma um caso sem depender da memória de quem o conduzia.
• Para responder ao cliente com precisão quando ele perguntar pelo andamento.

O que anotar a cada movimentação?

Mantenha o padrão. Um histórico em que cada pessoa anota de um jeito é difícil de ler e quase impossível de filtrar. Prefira frases curtas e diretas, com a data sempre no mesmo formato.

Como montar o hábito de registrar, passo a passo?

1. Consulte com o próprio acessoCada advogado entra no GERID com a sua credencial. Ela é pessoal e não deve ser compartilhada.
2. Compare com o registro anteriorVeja se a situação ou a data de Última Atualização mudou desde a última anotação.
3. Leia o despacho novoNão se limite ao status. O prazo e o pedido estão no texto.
4. Registre na horaAnote a movimentação enquanto o processo está aberto. Deixar para depois é o que gera lacunas.
5. Atribua a providênciaToda movimentação que exige ação precisa de um responsável e de uma data interna.

Quais são os erros mais comuns no registro?

• Registrar só a mudança de situação e esquecer de copiar o despacho.
• Usar a data da consulta como se fosse a data da movimentação.
• Anotar a providência sem dizer quem vai executá-la.
• Manter um histórico por pessoa, e não um do cliente.
• Atualizar só quando há um problema, e não a cada consulta.

Um erro frequente é contar o prazo de exigência a partir de uma data suposta. Para evitar, releia o guia sobre exigência e confira sempre o despacho.

Como o PrazoPREV monta o histórico sem retrabalho?

Registrar à mão, processo por processo, é o que faz o hábito falhar quando a carteira cresce. No PrazoPREV, o advogado consulta o GERID com o próprio acesso e, na lista de requerimentos, envia os processos com um clique, até 500 por página, pela extensão do Chrome ou do Edge. Enviar de novo não duplica o que já foi registrado.

As movimentações ficam na tela Movimentações e na linha do tempo da ficha de cada cliente, e os prazos de exigência e recurso são calculados a partir da data da movimentação. Os prazos são estimativas e devem ser conferidos no INSS. A equipe ganha um histórico único, com despachos ao lado das notas internas, que não vão ao INSS. Se a sua dificuldade está em despachos que ninguém copia, veja também despacho do INSS que ninguém copiou.