LGPD para advogado previdenciário: como cuidar dos dados dos clientes

Por que a LGPD pesa tanto na advocacia previdenciária?

Quase todo caso previdenciário envolve documentos pessoais, histórico de trabalho e, muitas vezes, laudos, receitas e exames. A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018) protege os dados pessoais e trata os dados de saúde como sensíveis, com cuidado reforçado.

Isso não é uma questão só de tecnologia. É uma rotina: quem recebe o documento, onde ele é guardado, quem pode abrir e por quanto tempo fica disponível. O escritório que trata dados de clientes deve adotar medidas de segurança, conforme o art. 46 da lei.

Como saber onde estão os dados dos clientes?

O primeiro passo é um levantamento simples. Sem saber onde os dados estão, não há como protegê-los. Liste cada lugar em que informação de cliente aparece:

• Aplicativos de mensagem, no celular da equipe e no computador.
• Pastas no computador, em nuvem ou em dispositivos externos.
• Planilhas de controle de processos e de clientes.
• Sistemas do INSS e do escritório, como o GERID e eventuais softwares de gestão.
• E-mails e anexos baixados que ficam esquecidos.
• Papéis impressos em mesas e gavetas.

Para cada item, responda: quem tem acesso? Há cópias? Por quanto tempo isso precisa ficar aqui? A resposta costuma revelar duplicações que ninguém pretendia manter. O problema é parecido com o de organizar clientes previdenciários.

Quais medidas de segurança adotar no escritório?

1. Limite o acesso ao necessárioCada pessoa vê o que precisa para trabalhar. Estagiário não precisa de acesso a tudo desde o primeiro dia.
2. Use acessos individuaisUma credencial por pessoa. No GERID, a credencial do advogado é pessoal, e o acordo da OAB-SP com o INSS prevê bloqueio por compartilhamento de senha (ACT nº 264/2024).
3. Reduza os canais informaisCombine onde documentos e laudos podem ser recebidos e guardados, e oriente a equipe a não repassar arquivos por canais pessoais.
4. Proteja os dispositivosSenha ou biometria nos aparelhos, atualização de sistemas e cuidado com redes públicas, especialmente em notebook e celular.
5. Treine e registre as regrasUm documento curto com as regras da casa vale mais do que uma orientação dada uma única vez.
6. Tenha um plano para incidentesDefina quem avisar e o que fazer se um aparelho for perdido ou um arquivo for enviado à pessoa errada.

Quem é controlador e quem é operador?

A LGPD distingue papéis. O controlador decide sobre o tratamento dos dados. O operador trata os dados em nome do controlador. No caso de um escritório que usa um software de gestão, o escritório é o controlador dos dados dos clientes, e o fornecedor do software atua como operador.

Na prática, ao escolher um sistema, vale perguntar como o fornecedor protege os dados, quem tem acesso a eles e o que acontece se você encerrar o contrato. Veja também os critérios em Software para advogado previdenciário.

O que muda por serem dados de saúde?

Laudos, atestados e exames pedem mais cuidado que um simples documento de identidade. Algumas atitudes ajudam:

• Peça apenas os documentos de saúde de que o caso realmente precisa.
• Evite deixar laudos em conversas de mensagem por tempo indeterminado.
• Não use dados de saúde em exemplos, planilhas de apresentação ou materiais de divulgação.
• Ao conversar com o cliente, confirme que está falando com ele ou com pessoa autorizada.
• Restrinja os arquivos de saúde às pessoas que de fato trabalham naquele caso.

E os dados que o advogado consulta no GERID?

O acesso ao Portal de Atendimento do INSS é feito com o login do GERID, pelo acordo da seccional da OAB com o INSS. A credencial é pessoal, e o uso de aplicativos ou dispositivos automatizados não autorizados pelo INSS pode levar a bloqueio. Quem organiza dados retirados do GERID deve tratá-los com o mesmo cuidado dos demais dados do cliente.

Isso vale para prints, planilhas e anotações. Evite espalhar cópias e prefira guardar a informação em um único lugar controlado. Sobre o risco de usar ferramentas não autorizadas, leia Automação no GERID é permitida?.

Como o PrazoPREV se encaixa nesse cuidado?

O PrazoPREV centraliza em um só lugar o que antes ficava em planilhas e mensagens: processos, movimentações, prazos, tarefas e a ficha do cliente, com a linha do tempo e os despachos do INSS ao lado das notas internas, que não vão ao INSS. Na relação com a LGPD, o escritório é o controlador dos dados e o PrazoPREV é o operador.

O PrazoPREV não pede, não lê e não guarda a senha do GERID: o advogado entra com o próprio acesso e escolhe o que enviar. Como os usuários são ilimitados pelo mesmo preço, cada pessoa da equipe pode ter o seu próprio acesso, sem a tentação de dividir um login. Isso não substitui a adequação do escritório, mas facilita a rotina de manter os dados em um ambiente só.